Универсальные списки – модуль Битрикс24, позволяющий представлять информацию в виде структурированных списков. При этом нет необходимости заходить в админпанель, чтоб создать свой интерфейс или настроить внешний вид списка. Набор удобных визуальных инструментов Битрикс24 списки позволяет создавать реестры, справочники или перечни и заполнять их информацией.
Модуль «Универсальные списки» - это:
Возможность работы со структурированными данными и их хранение;
Создание произвольных хранилищ, с любой иерархией;
Удобная и эффективная фильтрация;
Возможность коллективного редактирования;
Установка прав доступа с определенными ограничениями и без них;
Возможность использования для перечня вопросов, справочников, библиотек, хранилищ файлов, архивов и т.д.;
Для создания списков необходимо иметь права администратора. Все пользователи Битрикс24 вашей компании имеют доступ к универсальным спискам, когда они находятся в разделе «Компания». Можно расположить их в рабочей группе – тогда пользоваться ими будут только члены группы, а создавать их – только владельцы групп. Чтобы пользователи могли просматривать или изменять список, нужно определить их права доступа в закладке «Доступ».
Создание списка
Для создания списка зайдите на контекстную панель страницы «Списки» и нажмите кнопку создания нового. Откроется форма «Новый список» с настройками, правами доступа и закладкой «Подписи». Заполните все обязательные поля. При необходимости можно настроить поддержку бизнес-процессов – в том случае, если список требует использования бизнес-процессов – установите флажок.
Закладка «Подписи» очень облегчает работу сотрудникам – например, если создается список арендаторов, то вместо «элемент» будет автоматически указываться «арендатор», вместо «раздел» - «группа арендаторов».
Обратите особое внимание на закладку «Доступ» - при отсутствии прав доступа к определенному списку пользователи не будут видеть на странице списков. Есть возможность отказать в доступе ко всему списку или отдельным его элементам, дать сотруднику право чтения, просмотра в админпанели, добавления, изменения либо установить полный доступ к списку. Кроме того, в разделе есть кнопка «Добавить», позволяющая изменять уже установленные права доступа.
Битрикс24 Универсальные списки - это возможность структурировано представить любую информацию. Привязка списков к бизнес-процессам позволяет автоматизировать различные потребности вашей компании.
Хочется представить очень важный для многих разработчиков функционал, который найдет (и уже находит) широкое применение в продуктах «1С-Битрикс» - как в «Управлении сайтом» так и в «Корпоративном портале». Особенно важный, если учесть актуальную тенденцию настоящего времени - что сайт сейчас - не просто сайт, как презентация компании, а все больше как бизнес-приложение, как функционал для организации взаимодействия с партнерами и клиентами. Речь пойдет об Универсальных списках, использующих технологию Гридов. О самих Гридах мы поговорим немного - только на уровне "что это такое". Подробнее остановимся на Универсальных списках - о том, как именно используется "кухня" Гридов в этом модуле, почему это сильно упрощает работу веб-разработчика по созданию всяческих списков на сайтах, а пользователю позволяет с ними работать легко и удобно.
Немного про Гриды
В техподдержку «1С-Битрикс» постоянно поступают вопросы на тему: "А как бы вот то, что в "админке" да вынести "на улицу" - людям?" Действительно, как представить в "публичке" какой-то функционал, например, универсальные гриды? И не просто представить, но и дать возможность вводить туда данные?
При разработке нового продукта - «Корпоративный портал» разработчики «1С-Битрикс» столкнулись с тем, что все публичные интерфейсы получились разрозненными. И только потому, что не было инструмента по созданию однотипного интерфейса. Решением стали визуальные Гриды - набор компонентов ядра для создания унифицированного интерфейса. Что же это за Гриды, что нужно знать о них? Это, прежде всего, инструмент разработчика! Это не пользовательский компонент, поэтому никакого смысла в добавлении его на страничку проекта через дерево компонентов нет. Это API для разработчика - для того, чтобы он представлял свои данные.
Многофункциональный компонент для отображения списков
У вас может сложиться ошибочное представление о Гридах, что они могут выводить только Инфоблоки. Это совершенно не так - Гриды могут работать с абстрактными данными и выводить все что им "подсовывают". Также Гриды нагружены типовым функционалом для работы со списками и формами. То есть, то, что является общим моментом, гриды облегчают и упрощают. И одна из отличительных особенностей гридов - это то, что они предоставляют довольно широкие возможности кастомизации для пользователя - "под себя". Это значит, что каждый из пользователей может выполнить свои настройки Гридов, которые будут удобны только для него.
Настройка пользовательских представлений
Как выглядит общая схема использования Гридов? Поскольку Гриды работают в публичном разделе, то, скорее всего, вы будете создавать компонент для публичного раздела, который представляет данные, сортирует, фильтрует и так далее. Чтобы представить эти данные, вы в шаблоне своего компонента вызываете компонент Гридов, компонент формы и просто передаете с них данные для отображения. И, если необходимо, вы можете использовать готовые компоненты, скажем один из простейших - "тулбар", который ваш тулбар и отображает кнопками.
Универсальные списки
Компоненты гридов внедряются в продуктах «1С-Битрикс», в частности, Библиотека документов в «1С-Битрикс: Корпоративный портал» использует компоненты гридов, модуль «Бизнес-процессы без документов» используют гриды. Все это позволяет пользоваться унифицированным интерфейсом с одними и теми же настройками для пользователя и функциональными возможностями. Один из таких модулей, ради которого, собственно, и затевалась "кухня" Гридов, это модуль Универсальных списков. Что же это за модуль?
Список - Правительство РФ
Часто возникают задачи по сопровождению данных в публичном разделе, и для этого до сих пор не было никаких интерфейсов кроме, естественно, административного. Созданный модуль является надстройкой для Инфоблоков, организован в виде публичного комплексного компонента и позволяет пользователю внести свои данные в виде списка. Компонент работает с указанным типом Инфоблока (в дистрибутиве выведено "Списки"), это по умолчанию задано в настройках компонента. Это означает, что все Инфоблоки, создаваемые в этом компоненте, будут добавляться в этот тип.
Настройки компонента - тип Инфоблока
Так же можно указать, какие группы пользователей имеют право работать с нашими универсальными списками. Допустим, в настройках для Администратора можно задать, что он может изменять и добавлять разделы и элементы списков. Но точно так же можно предоставить это право другим группам пользователей, например, сотрудникам компании.
Списки, они же Инфоблоки
Что мы видим на сайте? По сути, список Инфоблоков. То есть, добавляя новый список, например, "Партнеры", мы добавляем новый Инфоблок. В этом списке-инфоблоке мы можем настроить подписи, надписи к элементам и разделам списка. К примеру, если речь идет о списке партнеров, то "Добавить элемент" можно переименовать в "Добавить партнера". Владелец списка может сразу же определить доступ к своему списку: какой-то группе - чтение, какой-то - изменение элементов. Таким образом, можно сразу же определиться и настроить порядок коллективной работы с создаваемыми списками.
Чтобы начать работать со списками, нужно создать страницу, создать тип Инфоблока, разместить на странице компонент "Универсальные списки", выбрать в нем тип инфоблока "Списки" и начать работу.
В планах развития Списков в продуктах «1С-Битрикс» предусмотрено следующее:
Контроль над списками опустить до уровня рабочей группы, чтобы в рамках группы работать со своими списками;
Чтобы можно было самостоятельно создать свой, личный список в своем профиле. Пока, чтобы "завести" списки на своей страничке, пользователь должен обращаться к администратору, чтобы тот разместил компонент на его странице и настроил его, после чего со списками можно начинать работать.
Настройка полей списка
Что можно настраивать в списке? Про подписи и права мы уже говорили. А самое интересное, что в списках можно настраивать поля! Причем, нужно особо отметить, делается это точно так же, как вы делали в административном разделе в Инфоблоках. При этом можно добавлять как стандартные поля - такие как "Название", "Дата активности", так и свойства Инфоблока, такие как Число, Дата, Файл, Привязка к элементам Инфоблока. Также можно задавать значения по умолчанию и использовать разделы Инфоблока.
Основные настройки поля
Давайте посмотрим, как настраивается список. Добавим какое-нибудь поле. Пусть это будет дата последнего контакта. Добавляем поле, говорим, что это Дата\Время, значение по умолчанию не проставляем - появилось поле, к примеру, "Дата звонка". Теперь редактируем параметры списка и, соответственно, имеем новое поле типа "Дата". Как видите, мы таким образом можем гибко настроить свой список, добавляя те поля, что нам нужны, и вести на сайте, скажем, реестр каких-то документов.
Как мы уже говорили, модуль Списков использует стандартные возможности Гридов, то есть, он поддерживает сортировку элементов, поддерживает фильтрацию элементов, форму редактирования элементов и групповое редактирование\удаление.
Списки + Бизнес-процессы
Еще одной, очень интересной возможностью Универсальных списков является поддержка встроенных Бизнес-процессов. У вас в публичном разделе, вероятно, пока этого нет. Чтобы включить Бизнес-процессы в свои списки, вы должны перейти в административный раздел в этот Инфоблок и там включить для него Бизнес-процессы.
Бизнес-процессы в списках включаются в админке - в свойствах инфоблока
Использование бизнес-процессов позволяет организовать на списках достаточно серьезные вещи. Например, в реестре входящих документов - свойство Счетчик позволяет автоматически нумеровать все документы, и вы можете открыть бизнес-процесс, который отправит конечный документ на исполнителя, который будет как-то реагировать на этот документ. Таким образом можно организовать слаженную коллективную работу со списками.
Списки поддерживают бизнес-процессы
Примеры использования списков
Модуль Универсальных списков включен во все редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал» (www .1c -bitrix .ru /products /intranet /) - понятно, что там он нужен для ведения списков какого-то внутреннего порядка, например, это могут быть списки контактов с клиентами. В «1С-Битрикс: Управление сайтом» (www.1c-bitrix.ru/products/cms/) модуль присутствует в 3-х старших редакциях, начиная с Бизнеса. Предполагается, что списки будут использоваться, к примеру, для создания закрытых разделов для бизнес-партнеров. Партнеры смогут в этом случае вести там свои конфиденциальные списки. То есть, мы можем организовать дополнительный сервис для каких-то посетителей сайта.
Списки на сайте государственной организации
Можно привести пример конкретнее - организовать прием веб-форм на сайте. По сути, веб-формы становятся формой ввода в элемент инфоблока. В административной части вы ведете различные Инфоблоки и, естественно, не хотите допускать в админку различные группы пользователей - там работают только ваши контент-редакторы. Однако нужно дать возможность, скажем, партнерам компании обрабатывать данные из этих Инфоблоков - осуществлять поиск по ним, добавлять новые записи. Причем, делать это нужно быстро, к тому же именно в "публичке" - без захода, повторим, в административный отдел. Тут и приходит на помощь готовый механизм Универсальных списков, как раз и позволяющий уже имеющийся Инфоблок с большим объемом накопленных данных представить в "публичке" и дать возможность искать по нему, фильтровать информацию - в общем, работать с этими данными.
Еще раз напомним, Гриды - это технология, с помощью которой вы можете работать с любыми своими данными, с любым источником. Например, вы берете данные из проекта на MySQL, на Гридах организовываете работу - ввод и обработку этих данных. А вот Списки - это уже практическое решение "Гриды + Инфоблоки". Как они связаны? Список и Инфоблок - это по сути одно и то же - те же данные, только доступные для организации с ними прямо из "публички".
Итак, с помощью Универсальных списков, вы можете быстро создавать на своем веб-проекте такие списки, как частые вопросы. Еще раз подчеркнем - прямо из «публички» - не заходя в административную панель! Визуальный редактор универсальных списков поможет вам быстро создать и настроить хранилища любого типа информации. А задействовав визуальные компоненты с поддержкой drag&drop, вы это сделаете запросто. Причем, сможете не только вводить данные в хранилища, но и редактировать их.
Наталья Сергеева для Softomania
Списки - удобный инструмент хранения информации с собственной структурой и полями. Кроме того, списки можно автоматически обрабатывать с помощью бизнес-процессов.
Создавать списки может только администратор.
Перейдите на страницу Списки и нажмите Создать новый .
Настройки
Во вкладке Настройки укажите название списка и его описание.
Введите значение сортировки. Чем ниже она будет, тем выше располагается список среди остальных. Добавьте картинку для вашего списка.
Если планируется использовать бизнес-процессы в работе списков, то активируйте опцию Включить поддержку бизнес-процессов .
Подписи
На закладке Подписи можно задать собственные название элементов и разделов списка. Например, если создается список Поставщики, то стоит заменить слово элемент на поставщик, а слово раздел - на группа поставщиков, и т.п.
Доступ
С помощью кнопки Добавить выберите нужную группу или конкретного пользователя, для которых хотите поменять права доступа и установите их.
- Нет доступа - список даже не будет виден.
- Чтение - даёт возможность только просматривать список.
- Просмотр в панели - просмотр элементов списка.
- Добавление - можно добавлять элементы в список.
- Добавление в панели - можно добавлять элементы в список и просматривать их.
- Изменение - допускается добавлять элементы и изменять список, а также запускать бизнес-процессы по элементам списка.
- Изменение с ограничениями - запрещено добавлять и удалять разделы элементов. В остальном все те же действия что и для прав на Изменение.
- Полный доступ - устанавливается полный уровень прав доступа к списку.
Для того, чтобы изучить дополнительные возможности бизнес-процессов разберем ситуацию, когда в вашу компании попадает коммерческое предложение(КП) поставщика, партнёра или любого другого контрагента.
В первую очередь нам нужно понять, что с этим документом делать. Для этого отправляем его на согласование компетентному сотруднику(эксперт), который примет решение о дальнейшей судьбе КП: оно либо удаляется, либо сохраняется на диск и попадает в реестр для дальнейшей работы, либо, если КП считается полезным, сразу создается сделка и начинается работа.
Для автоматизации этого бизнес-процесса, нужно уметь работать со списками.
В
списки бывают 2х видов:
- списки «Живой ленты» (перейти к ним можно через «Процессы в ленте» либо через «Живая лента», кнопка «Еще», далее «Настройки»).
- универсальные списки (раздел «Компания», пункт «Списки»)
*Главное отличие универсальных списков от списков из «Живой ленты» в том, что вторые ориентированы на активную работу и обсуждение прямо в «живой ленте». Необходимые действия со списком можно произвести прямо оттуда.
Начинаем работу над БП с создения двух разных списков:
- «Согласование КП»
список «Живой ленты», который будет использоваться для согласования коммерческого предложения (КП).
- «Реестр КП»
сюда сохраняется информация для того, чтобы позже вернуться к её редактированию.
Отличие первого списка «Согласование КП» в том, что сотрудник может максимально быстро отправить нужному эксперту коммерческое предложение на согласование. Здесь нужно лишь задать необходимые поля, а именно:
- Название КП;
- Ответственный – кому отправляем бизнес- процесс;
- Название компании;
- Дата – заполняется автоматически при создании;
- Файл КП;
- Комментарии;
- Телефон;
- Email;
- Статус – вспомогательное поле, где отображается результат бизнес-процесса.
Во втором списке «Реестр КП» присутствуют дополнительные поля, которые позволяют сохранить информацию, которая может пригодиться в дальнейшем:
- Название - берется из живой ленты;
- Дата создания;
- Ответственный;
- ID сделки;
- ID компании, которую мы создали;
- Сумма сделки.
Работы с бизнес-процессами осуществляется через опцию «активити». Здесь создаем элемент списка: в поле «Тип документа» выбираем любой из списков, который есть на портале. В результате мы видим поля, которые задали в этих списках. Можно приступить к заполнению их данными.
Все файлы, с которыми мы работаем хранятся на Битрикс Диске.
* Битрикс Диск – это такое же хранилище данных, как и диски на ПК. Соответственно, работа с ними похожа на ту, что происходит с дисками на ПК, в проводнике.
Какие диски существуют в :
- Общий диск (раздел «Компания», пункт «Общий диск»)- доступен всем сотрудникам. Имеет смысл хранить там документы, которые могут понадобиться любому сотруднику (бланки писем, договоров и прочее). Файлы здесь видны всем;
- Личный диск сотрудника (раздел «Избранное», пункт «Мой диск»). Помимо тех файлов, которые загрузил на ПК сотрудник, видны еще файлы, которые доступны из других мест (например из раздела «Общий диск»). Файлы видны только вам, если вы не настроите права доступа кому-то ещё;
- Диск группы – для обособленное хранилище, в котором вы обсуждаете конкретные вопросы. Другими словами, на этот диск вы можете загружать файлы, создавать документы, но видны они будут только тем, кто состоит в данной группе.
Рассмотрим работу с КП (2 сценария развития):
- Заходим в раздел «Процессы в ленте», находим список «Согласование КП», кнопку «Бизнес-Процессы», попадаем в редактор бизнес-процессов и создаем последовательный бизнес-процесс, который так и назовем: «Согласование КП». Запускаться он будет автоматически при появлении КП(по этому оставляем только первую галочку сверху).
- Чтобы узнать, что делать с КП, его должен посмотреть эксперт. То есть, в поле документа выбираем ответственного. Даем название документу «Выберите что делать». В Описании можно указать название КП, дату создания и необходимые комментарии. Затем создаем список вариантов ответа для эксперта:
- Отклонить;
- Подумать;
- Создать сделку.
Чтобы запросить у человека файл, перед тем, как отправлять КП еще куда-то, добавляем в настройках «активити» запрос дополнительной информации в поле типа «Файл». Назовем его «Файл дополнительный» и выберем тип «Файл». Нажимаем кнопку «Сохранить». Аналогичным образом узнаем сумму сделки: в настройках «активити» выбираем нужные элементы, заполняем поля, даем название поля «Укажите сумму сделки», нажимаем кнопку «Сохранить».
- На основании ответа эксперта ставим условие: «Что делать». Затем варианты: «Отклонить» - это действие будет выполняться, если переменная «Что делать» будет равна ответу эксперта «Отклонить». Здесь можно в элементе списка поставить статус «Отклонен», чтобы понимать, что КП было рассмотрено и признано бесполезным. Другой вариант - «Подумать», то есть значение переменной «Что делать» равно «Подумать». Чтобы все документы были в одном месте, сохраняем их в папку (раздел «активити» «Диск»). Выбираем «Загрузить в Диск», затем «Сохранить».
- Перенесем информацию, которая уже есть в живой ленте, в список «Реестр КП», который будем дополнять. Заходим в «Создание элементов диска» в разделе «Обработка документа», находим «активити», открываем и выбираем документы. Битрикс 24 сразу предоставляет необходимые поля для заполнения. Заполняем их так же, как рассматривали ранее (дата, ответственный и тд). Нажимаем кнопку «Сохранить».
Бизнес-процессы и CRM
Для работы в CRM понадобятся следующие разделы(их можно найти в меню слева):
- Лента,
- Основные 4 сущности: лиды, контакты, компании, сделки.
Для CRM есть несколько «активити», которые позволяют создавать сущности и отслеживать стадии сделки. Когда мы работаем с бизнес-процессами в живой ленте, списках, на дисках, мы можем только создать какую-то сущность CRM. Если нужно работать с данными, которые будут сохранены в этой сущности, тогда используются бизнес-процессы на самой СRM. Они находятся в разделе «Еще», «Настройки», далее «Автоматизация БП», то есть такой же редактор бизнес-процесса, откуда мы будем получать всю информацию, которая доступна в лиде, сделке, контакте, компании.
Создадим алгоритм работы бизнес-процесса, если КП оказалось полезным и компания будет заключать договор:
Заходим в редактор БП, «Процессы в ленте», «Согласование КП», «Бизнес-процесс» и добавляем еще одно условие- «Создать сделку».
Сделка будет создаваться с какой-то компанией, для этого создаем компанию. Заходим в CRM,выбираем «Создать новую компанию». Заполняем все поля.
После этого можно уже создать новую сделку. Заполняем аналогичным образом: название, компания, ответственный, комментарии. Не забываем сохранить. В списке бизнес-процессов указываем, что статус изменился «В работе».
Теперь, когда БП завершён, он появится в CRM как новая сделка.
Заходим в созданную сделку и видим: компанию, которую мы создали, сумму сделки и ответственного - все те данные, которые мы указали. БП работает корректно.
Конечная цель любого бизнеса – продажа товаров и услуг. Разработчики Битрикс24 это учли и создали удобный механизм для работы с товарами.
Ниже пример того, как в Битрикс24 можно работать с каталогом товаров или объектов:
В Битрикс 24 можно создавать новые товары, редактировать и удалять существующие, импортировать новые товары из файла или с системы складского учета.
Давайте рассмотрим работу с товарами подробнее.
Создание товаров
Как упоминалось выше, создавать товары можно прямо на странице сделки. Для этого нужно открыть вкладку Товары и нажать кнопку «Добавить новый товар». Дальше откроется форма, в которой нужно будет заполнить все поля, после чего нажать кнопку «Создать».Также создавать товары можно в Каталоге. Нужно перейти на вкладку «Товары» («Еще/Товары») и дальше «Добавить новый товар».
В каталоге можно добавлять разделы, создавая тем самим структуру разделов с товарами. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить раздел» и ввести название нового раздела.
Использование разделов облегчает работу с большими списками товаров.
Автоматическое добавление товаров
В CRM не обязательно создавать все товары вручную. Например, если для товарного учета вы используете 1С, то можно настроить обмен и товары будут попадать в Bitrix24 автоматически. Причем структура разделов в 1С и в CRM может отличаться.Также в системе предусмотрен импорт товаров с файлов (в формате.csv). Для перехода к данной процедуре достаточно нажать кнопку настроек (шестеренка) в разделе «Товары» и в выпадающем меню выбрать «Импорт товаров».
Обратите внимание! Импорт товаров с csv файла рекомендуется использовать только для первичной загрузки товаров. Повторно импорт делать не стоит, поскольку это может привести к появлению дублей товаров.
Удаление и редактирование товаров
Удалять и редактировать товары можно непосредственно в карточке товара, а можно и в каталоге. Достаточно вызвать контекстное меню возле нужного товара и выбрать необходимое действие.Также доступны групповые операции. Для этого необходимо отметить галочками нужные товары и нажать кнопку «Редактировать» или «Удалить».
Битрикс24.сайты и товары
При оформлении сделки есть возможность вручную задать нужные товары.Но этим Битрикс24 разработчики не ограничились. Функционал системы позволяет создавать сайты и лендинги. Формы заказа на таких сайтах можно связать с товарами. Тогда при оформлении заказа все данные с формы, в том числе и выбранные товары, сразу будут попадать в CRM в виде заполненных полей новой сделки.
Как это будет выглядеть на сайте и в CRM, вы можете посмотреть в данном видео
В перспективе в Битрикс24 можно будет также легко собирать и интернет-магазины с товарами (на данный момент эти наработки на этапе тестирования). 
Битрикс24 - удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.
При регистрации используйте промокод ниже для получения дополнительных бонусов (можно использовать только 1 промо-код):
- Используйте промокод positive2bst и получите бесплатно дополнительно 12 пользователей на 6 месяцев!
- Используйте промокод positive2bs2 и получите бесплатно дополнительные 5 гб на 1 год!
