Запрос с параметром . Специальный «интерактивный» тип запроса: прежде чем запрос будет выполнен, на экран выводится диалоговое окно с приглашением ввести один или ряд параметров, например условие отбора записей по определенному полю. Запрос, таким образом, допускает некоторую модификацию при каждом своем запуске, что очень удобно, например при генерировании месячных или квартальных отчетов о доходах предприятия. Запросы с параметрами могут быть отнесены к отдельному типу условно, так как ввод параметра можно организовать для запросов на выборку, запросов на изменение и перекрестных запросов.
В формулах, используемых для нахождения данных вычисляемых полей, могут присутствовать не только значения существующих или других вычисляемых полей или некоторые константы, но и переменные величины, которые можно ввести в процессе выполнения запроса с помощью специального диалогового окна. Такие запросы, как уже упоминалось выше, называются параметрическими.
Рассмотрим создание параметрического запроса на простом примере. В таблице Товары для каждого из товаров указана его фиксированная цена (поле ЦенаПродажи). Предположим, что в рамках предпраздничных акций на все товары объявляется некоторая скидка, величина которой может изменяться. Чтобы вычислить новые цены на товары с учетом той или иной скидки, можно создать запрос с параметром, в роли которого и будет выступать величина скидки.
Бланк запроса приведен на рис.1. Как видно, в бланке запроса создается новое вычисляемое поле, Цена со скидкой, в ячейку Поле которого вводится следующая формула: Цена со скидкой: [ЦенаПродажи]*(1-[Скидка в процентах]/100).
Рис. 1. Бланк запроса с одним параметром
При выполнении запроса программа Access открывает диалоговое окно Введите значение параметра , куда необходимо ввести нужную для вычислений величину (рис.2).
Рис. 2. Диалоговое окно Введите значение параметра
После ввода параметра и щелчка на кнопке ОК значения вычисляемого поля рассчитываются с учетом указанной величины скидки. Результирующая таблица показана на рис.3.
Рис. 3. Результаты выполнения запроса
Параметры могут использоваться также для ввода критерия отбора записей. Такой подход целесообразен, если заранее предполагается, что запрос будет запускаться неоднократно, но одно или несколько условий придется изменять. Например, в запросе к таблице Клиенты , отображающем список всех клиентов с указанием их данных, можно запрашивать наименование фирмы клиента. Тогда при каждом запуске запроса название фирмы, введенное пользователем в диалоговое окно Введите значение параметра , будет преобразовано в условие отбора, и в результирующую таблицу программа Access включит только те записи, которые соответствуют этому критерию. На рис.4 приведен бланк и диалоговое окно ввода такого запроса, в котором для поля Фирма в строке Условие отбора вместо конкретного значения указана подсказка для ввода параметра – [Введите название фирмы ].
Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины, а в качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните запрос для преподавателя Гришина . Для создания запроса на выборку с параметром:
· Создайте запрос для следующих полей таблицы Преподаватели: Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплина . Запрос создайте как Простой запрос аналогично тому, как это делалось в п.1.
· Задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины. Щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами.
· Перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид/ Конструктор .
· В строке Условия отбора для поля Фамилия введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя:].
· Выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполните команду Запрос/ Запуск .
· В появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке ОК .
· На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество и преподаваемая дисциплина.
· Сохраните запрос, щелкнув по кнопке или выполнив команду Файл/ Сохранить
· Закройте окно запроса.
Отчеты.
Отчет – форматированное представление данных для вывода на принтер, экран или в файл.
На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям. Для создания отчета:
· В окне базы данных Преподаватели выберите объект Отчеты и щелкните по кнопке Создать .
· В открывшемся окне Новый отчет выберите пункт Мастер отчетов .
· Щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна. Выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели . Щелкните по кнопке ОК .
· В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в отчете. В данном примере будут присутствовать все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке . Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне присутствует перечень полей. Выделите поле Должность . Щелкните по кнопке . Таким образом вы задаете группировку данных по должности. Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне выберите порядок сортировки: сначала по полю Фамилия , затем по полю Имя , затем по полю Отчество .
· Нажмите на кнопку Итоги . Подведите итоги по Зарплате , выбрав функцию Sum . ОК .
· В появившемся окне выберите макет для отчета.
· В появившемся окне выберите стиль оформления отчета. Щелкните по кнопке Далее .
· В появившемся окне введите название отчета Преподаватели .
· Щелкните по кнопке Готово. На экране появится сформированный отчет.
· Просмотрите отчет. Зайдите в режим конструктора отчетов (кнопка ) и измените название поля Sum на ИТОГО:. Для этого в режиме конструктора щелкните правой кнопкой мыши полю Sum. В раскрывшемся контекстном меню выберите Свойства .
· Выберите вкладку Макет , затем свойство Подпись . Удалите слово и введите Итого :.
· Перейдите в режим просмотра отчета, нажав кнопку или выбрав команду меню Вид/ Предварительный просмотр.
· Просмотрите, а затем закройте отчет.
· Завершите работу с СУБД MS Access.
Занятие 3. Связи между таблицами.
Виды связей.
3.1.1. Связь 1:1 (один к одному).
При связи 1:1 (один к одному) каждой записи первой таблицы соответствует одна запись второй и наоборот.
Например:
Таблицы связаны по полю «Фамилия И.О.», в обоих таблицах по этому полю должен существовать уникальный индекс или ключ.
Такой вид связи встречается редко. Графически изображается:
3.1.2. Связь 1:M (один ко многим).
Одной записи первой таблицы может соответствовать одна или несколько записей второй, либо не соответствовать ни одной записи. Каждой записи второй таблицы, обязательно соответствует одна запись первой таблицы.
Например:
Таблицы связаны по трем полям «Код.фак.», «Номер группы» и «Фамилия И.О.», в первой таблице по этим полям должен существовать уникальный индекс или ключ, во второй таблице индекс, начинающийся с этих полей.
Это основной вид связи, встречается наиболее часто. Графически изображается:
Первая таблица называется родительской (предком), вторая дочерней (потомком).
3.1.3. Связь M:M (много ко многим).
Одной записи первой таблицы может соответствовать одна или несколько записей второй таблицы, либо не соответствовать ни одной записи и наоборот.
Например:
Каждый студент сдает зачеты и экзамены по многим предметам. По каждому предмету сдают зачеты и экзамены многие студенты.
Графическое изображение:
Например:
3.2. Создание базы данных со связью 1:М.
Создание таблиц.
Создадим базу данных «Продажа автомобилей», состоящую из двух таблиц: «Поставщики» и «Автомобили», связанную отношением 1:M.
14. Запустите MS Access: Пуск/ Программы/ Microsoft Access .
15. В диалоговом окне при старте Access выберите опцию Создание базы данных – Новая база данных и щелкните ОК . В диалоговом окне Файл новой базы данных выберите свою папку и задайте имя базы данных Автомагазин.mdb .
16. В окне СУБД Access выберите объект Таблицы , в правой области окна выберите вариант Создание таблицы в режиме конструктора.
17. В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Марка . В столбце Тип данных оставьте тип Текстовый . В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле, например, марка автомобиля . Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значения Размер поля: 30 символов .
18. Действуя аналогично, задайте названия для полейОбъем двигателя, Цвет , укажите тип и свойства данных для этих полей, в соответствии с таблицей:
6. Щелкните по полю «Тип кузова». Перейдите на вкладку Подстановка. Выберите тип элемента управленияСписок.
7. Выберите Тип источника строк - Список значений . В стоку Источник строк введите: седан;комби;хетчбек .
8. После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле «номер кузова», для чего щелкнув область выделения строки с записью поля Номер кузова , нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов. После этого в области выделения поля Номер кузова появится знак ключевого поля – ключ .
9. Сохраните структуру таблицы командой Файл/ Сохранить как . В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Автомобили , в поле Как выберите вариант Таблица и щелкните ОК для сохранения.
10. Закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Автомагазин на вкладке Таблицы появится новый объект – таблица Автомобили .
11. Сохраните таблицу, щелкнув кнопку Сохранить на панели инструментов, и закройте ее.
12. Создайте таблицу Поставщики , описав поля следующим образом:
13. В качестве ключевого поля укажем поле Фирма, значения которого в таблице являются уникальными. Закроем таблицу Поставщики с сохранением структуры.
Создание связи между таблицами.
Установим связь между таблицами Автомобили и Поставщики. Для этого:
1. Выберем команду Схема данных в меню Сервис . После этого раскроется пустое окноСхема данных , а в главном меню Access появится новый пункт меню Связи .
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберем вкладкуТаблицы . Выбирая из списка таблиц открытой базы данных Автомагазин и щелкая кнопкуДобавить , добавим в окно схемы данных таблицы Автомобили и Поставщики.
3. Закроем окно Добавление таблицы , щелкнув кнопку Закрыть .
4. Для установки связи между двумя таблицами выделим имя поля с первичным ключом (Фирма) главной таблицы Поставщики и перетащим его, используя левую кнопку мыши, на поле Поставщик подчиненной таблицыАвтомобили. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей .
5. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных. Активизируем флажок Обеспечение целостности данных, а затем включим переключатели каскадной модификации – обновления и удаления связанных записей.
6. Завершим создание связи, щелкнув кнопку Создать . В окне Схема данных появится графическое изображение установленной связи. Пометки у конца линии связи означают, что одна запись таблицы Поставщики может иметь сколько угодно связанных записей в таблицеАвтомобили.
Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Все запросы, которые мы демонстрировали до сих пор, содержали конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами. При выполнении такого запроса выдается диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value), в котором пользователь может ввести конкретное значение и затем получить нужный результат.
Покажем, как создавать запросы с параметрами на примере запроса "Отсортированный список товаров", который мы создавали ранее. Теперь мы с помощью этого запроса попробуем отобрать товары, поставляемые определенным поставщиком. Для этого:
1. Откройте данный запрос в режиме Конструктора.
2. Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик:]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.
3. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т.к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters). Появляется диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters), представленное на рис. 4.31.
Рис. 4.31. Диалоговое окно Параметры запроса
4. В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования через буфер обмена), только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Type) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) (рис. 4.32), в которое нужно ввести значение, например Tokyo Traders. Результат выполнения запроса представлен на рис. 4.33. В него попадают только те товары, которые поставляются данным поставщиком.
В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.
Рис. 4.32. Диалоговое окно Введите значение параметра
Рис. 4.33. Результат выполнения запроса с параметром
Совет
При использовании запроса с параметрами делайте понятными их имена, т. к. именно они будут выводиться в диалоговом окне для пользователя.
Запрос с параметром − это запрос, который при выполнении требует ввода с клавиатуры интересующего пользователя значения критерия отбора записей, т. е. запрашивает ввод условий отбора (параметра) при каждом запуске.
Параметрический запрос создают на основе уже существующего запроса на выборку. При этом для поля, которое предполагается использовать как параметр, в ячейку строки Условие отбора бланка запроса вводится текст-приглашение, заключенный в квадратные скобки, например,
[Введите наименование товара]
Это приглашение будет выводиться в специальном диалоговом окне при запуске запроса, но уже без квадратных скобок. Текст-приглашение должен отличаться от имени поля, но может включать его.
Для поля, которое выводит даты, можно ввести приглашения следующего вида: "Введите начальную дату:" и "Введите конечную дату:", чтобы задать границы диапазона значений. Для этого в ячейке Условие отбора соответствующего поля набирают:
Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:];
Чтобы запросить у пользователя один или несколько символов для поиска записей, которые начинаются с этих символов или содержат их, создают запрос с параметрами, использующий оператор Like и подстановочный знак “звездочка” (*). Например, выражение
Like [Введите первый символ для поиска: ] & *
выполняет поиск слов, начинающихся с указанного символа, а выражение
Like * & [Введите любой символ для поиска: ] & *
выполняет поиск слов, которые содержат указанный символ.
Формирование условий отбора в запросах
Условия отбора для различных типов данных формируются при помощи: логических операций и операций отношения, представленных в таблице 8.1.
Таблица 8.1 −Операции для формирования условий отбора
Примеры формирования различных условий отбора представлены в таблице 8.2.
Таблица 8.2 − Формирование условий отбора
| Тип данных | Постановка задачи | Пример формирования условия отбора |
| Текстовый | Вывод записей с названием товара DDR 512 Mb | DDR 512 Mb |
| Дата/время | Вывод записей с датой 23.03.09 | #23.03.09# |
| Текстовый | Вывод записей с названием товара DDR 512 Mb или DDR 1024 Mb | DDR 512 Mb orDDR 1024 Mb |
| Дата/время | Вывод записей с датой 23.03.09 или 24.03.09 | #23.03.09# or #24.03.09# |
| Текстовый | Вывод записей с количеством товаров между 200 и 550 | Between200 and 550 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара в интервале (5; 15) | >5 and <15 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара в интервале | >=10 and <=105 |
| Целый | Вывод записей с количеством товара больше 2600 | >2600 |
Примеры использования масок при формировании условий отбора записей в запросах представлены в таблице 8.3.
Таблица 8.3 − Маски в условиях отбора
Итоговые запросы
Итоговые запросы помимо выборки данных выполняют нахождение минимального, максимального значений, среднего арифметического или суммы по указанному полю.
Для создания итогового запроса необходимо выполнить следующие действия:
1 1 В окне базы данных выбрать вкладку Запросы и команду Создать .
2 2 В появившемся диалоговом окне указать команду Простой запрос.
3 3 Выбрать требуемые объекты и поля, нажать Далее .
4 4 Установить опцию Итоговый и нажать кнопку Итоги .
5 5 Указать вид итогов, которые следует вычислить. В итоговых запросах рассчитываются итоги только по числовым полям БД. Нажать последовательно кнопки ОК , Далее .
6 6 Ввести имя запроса, нажать кнопку Готово .
Запросы являются специальным инструментом управления базой данных с помощью которых можно собирать необходимые сведения по определенным критериям. Запрос с параметром в Access выполняется в тех случаях, когда отбор необходимо производить многократно, изменяя лишь некоторых условия.
В отличие от выборочного запроса, параметрический позволяет создать и сохранить основную форму, изменяя в ней лишь условия непосредственно перед запуском.
Пошаговая инструкция
id="a1">Если у вас появилась необходимость решить задачу, в которой критерии запросов заранее не известны или могут изменяться, следует воспользоваться запросом с параметром в Access.
Чтобы установить ввод параметра вместо определенного значения, следует ввести в раздел «Условие отбора» имя или фразу, заключенную в квадратные скобки. Только после этого, Access будет рассматривать информацию и выводить её как комментарий к параметрам. Для использования нескольких изменяемых критериев, следует придумать им уникальные имена.
- Для примера создайте запрос, демонстрирующий список преподавателей, работающих на определенной кафедре. Именно этот критерий будет изменяемым, потому в строчке «Условия отбора» необходимо ввести значение =[Введите название кафедры].
- Сохраните полученный фильтр под названием «Выборка преподавателям по кафедрам».
- Теперь после запуска вы увидите диалоговое окошко, в котором потребуется ввести необходимое название, после чего появится список преподавателей, которые числятся на этой кафедре.
Запрос с параметром в Aксесс можно задействовать в любом типе выборки: итоговой, перекрестной или в запросе-действии.
