Самым эффективным средством связи между людьми на сегодняш-ний день является электронная почта - одна из первых коммуникаци-онных технологий в глобальной сети. Электронная почта позволяет на один - два порядка снизить затраты на связь с партнёрами и клиентами.
Важной особенностью связи по электронной почте по всему миру является то, что пользователь не нуждается в международных теле-фонных каналах, он общается с сетью посредством только местных ли-ний. Электронная почта сегодня позволяет пересылать не только тек-сты, но и изображения, даже аудио- и видеозаписи, а также любые иные сложные документы. Так, активно развивается речевая почта: можно посылать записанные звуковые фрагменты своим адресатам.
Электронная почта - не единственное средство коммуникации в Интернете. В настоящее время стремительно развиваются WWW - технологии, компьютерная телефония, средства видеоконференцсвязи. Одно из наиболее значимых достижений в Интернете - это "Всемирная Паутина" (World-Wide Web) и так называемая Web-технология, открывшая путь в киберпространство миллионам людей, ранее никогда не имевших дело с компьютером - что и позволяет нам говорить о Web-революции.
Эта тех-нология дает возможность осуществлять поиск информации в реаль-ном времени по миллионам электронных офисов различных организа-ций по всему миру и знакомиться с открытой информацией, предоставляемой ими. Каждое посещение может сопровождаться опе-ративной связью с администрацией. И опять та же особенность - не требуются международные телефонные каналы: связь осуществляется по местным линиям.
Электронная почта позволяет очень быстро (за считанные секунды) передать большой объем информации на компьютер адресата или на почтовую группу. При этом нет необходимости учитывать разницу в часовых поясах, время работы офиса партнера. Активное примене-ние электронной почты позволяет сократить расходы на обмен сооб-щениями в десятки раз. Это могут быть условия договоров и контрак-тов, списки групп, извещения о приеме туристов и другая оперативная информация, не требующая обязательного отображения на бумажном носителе с подлинными подписями и печатями.
Можно также использовать почтовые системы с автоматической рассылкой сообщения (автоматический размножитель - mail reflector), например, о новом предложении в сфере туризма, туристском продук-те, туре, маршруте, услуге. В этом случае все пользователи, чьи элек-тронные адреса имеются на данной почтовой системе, получат немед-ленно посланное сообщение. Соответственно и данный пользователь получит любое сообщение, которое идет по данной группе адресов.
Оболочка Windows имеет соответствующие программные сред-ства для создания своего собственного списка адресов и автома-тической рассылки электронного сообщения всем указанным в данном списке.
Несмотря на то, что многие туристские фирмы все еще скептически относятся к Интернету, плюсы от использования этой ком-пьютерной сети становятся все более очевидными. Пожалуй, главная привлекательная сторона Интернета - возможность электронного рас-пространения информации. Причем любого объема - от прайс-листов до целых каталогов. Так, по словам одного из руководителей лондон-ской тур операторской фирмы "Comet Travel", электронная рассылка информации по адресам 2000 агентств теперь каждый раз экономит компании около § 5000. Вдобавок к этому информация в Интернет дос-тупна пользователям - агентствам или клиентам - 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.
Кроме этого, можно получать льготное время для извлечения опе-ративной информации: данные о погоде, отелях, карты городов, опи-сания достопримечательностей и т. д.
Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.
Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.
В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.
Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!
Это одно из достижений человечества - возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. т.е. вы планируете свое время и работу, и получается качественный обмен информацией.
Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.
Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.
Распространение веб-стиля работы и жизни будет иметь огромные социальные последствия. Многие опасаются, что компьютеры и Интернет приведут к стиранию индивидуальности, что мир потеряет свою теплоту и многообразие. Но в свое время люди тоже боялись, что телефон приведет к сокращению личных контактов. Точно так же, как встречу можно заменить телефонным разговором , ее можно заменить и обменом письмами по электронной почте . А определенные возможности для злоупотребления создает любое средство связи . Способы личного и профессионального общения в Сети будут продолжать развиваться. Существуют также опасения, что веб-стиль, при котором каждый окажется как бы в своем собственном маленьком мирке, приведет к распаду общества. Я лично считаю, что произойдет прямо противоположное. Телефон и электронная почта укрепили связи между людьми, живущими в разных городах, а компьютеры и Интернет тоже ни у кого ничего не отнимают, они просто обеспечивают еще один способ связи.
С участниками опроса можно вступить в контакт посредством личного общения, по телефону, по почте. Современные информационные технологии предоставляют дополнительные возможности для проведения письменных опросов через Интернет и с использованием электронной почты . Основная трудность реализации такой формы в России состоит в неравномерности охвата этими средствами различных категорий граждан и регионов.
Были проведены опросы 55 работников, из которых 15 были отнесены к названному типу менеджера, 34 находились у них в подчинении, а 6 были их начальниками. Было установлено, что менеджеры бюрократического типа (МВТ) неуверенно чувствуют себя один на один с непосредственными подчиненными, но их связи с организацией за счет участия в различных комитетах обширны и глубоки. Они большую часть рабочего времени тратят на поддержание своих связей с помощью телефона, электронной почты и других средств связи . МВТ редко придерживаются правил субординации и формальных отношений, сводя все к неформальному общению и используя в своем поведении благоприятные обстоятельства. Они стараются избегать коллективного взаимодействия с подчиненными (собраний), где возможен интенсивный обмен информацией . Действуя от имени различных комитетов, они стремятся снять с себя ответственность за неудачи.
Опосредованное общение осуществляется с помощью вспомогательных технических средств через обмен служебными записками , по телефону, по электронной почте и т. п. Обычно опосредованное общение занимает значительно меньше времени и требует значительно меньших психологических затрат, чем непосредственное. Непосредственное общение - живой диалог, беседа с человеком.
Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации , которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение 1) мобильный телефон 2) электронную почту 3) факс.
Являясь катализатором повышения требований к профессионализму, техническое развитие способствует использованию работодателями нетрадиционных способов оперативного привлечения полифункциональных специалистов, в том числе путем их перекупки у других организаций, охоты за головами и т.п. Создавая возможность для более быстрого поиска кандидатов, технически совершенные средства коммуникации позволяют экономить время на бесконтактном общении с ними во время процедуры отбора (получая недостающую информацию, например, по электронной почте), расширять возможности в применении методов непрямого изучения и оценки претендентов, более квалифицированно проводить пробные экзамены (например с использованием кинокамеры) и более объективно затем оценивать пригодность кандидатов (посредством привлечения видеокассет).
Общение с клиентами. Одной из наиболее важных сфер применения Интернет является организация общения с клиентами. Высокий уровень предлагаемой продукции в сочетании с доступными и удобными средствами общения клиентов с компанией, безусловно, выгодны обеим сторонам. В то время, как большинство крупных компаний могут позволить себе организовать постоянно работающий маркетинг-сервер, мелкие и средние предприятия могут использовать электронную почту в сочетании с listserve либо newsgroups.
Другим сегментом, рассматриваемым в качестве целевого, был рынок служащих финансовых учреждений . Банки тогда в России были "в силе" и при деньгах (не то что три года спустя). Сотовый телефон для многих категорий банковских профессий - не роскошь, а необходимое средство общения (для ведения переговоров , покупки ценных бумаг, валюты, получения кредитов на межбанковском рынке и т.п.). Мобильность и оперативность - для них это все. Такие же параметры продукта, как роуминг, совместимость с факсовой связью или электронной почтой , вещи также весьма полезные. Трафик от них можно получить хороший. Рентабельность этого сегмента оценивалась даже повыше, чем первого.
Мощным и одновременно простым средством общения пользователей Internet между собой являются телеконференции. Если через электронную почту вы можете обратиться к одному или нескольким известным вам адресатам, то через телеконференции появляется возможность наладить контакты с любыми абонентами, объединенными общими интересами или выполняющими совместные проекты. Работа здесь выглядит следующим образом.
Электронная биржа представляет собой торговую площадку, на которой можно найти нужного поставщика или заказчика товаров и услуг и договориться с ним о сделке. Доступ к электронной бирже и ее услугам можно получить практически из любой точки земного шара. Кроме того, она экономит время и деньги и устраняет многочисленных посредников, предоставляет в режиме реального времени различные виды информации (текущую, аналитическую, ценовую и т.д.). Скорость доступа к необходимой информации , инструменты поиска предложений, встроенные средства общения с контрагентами ускоряют процедуру заключения сделок и переводят работу на бирже на новый качественный уровень. Доступ к ресурсам электронной биржи осуществляется через Интернет, электронную почту , телефон, факс. Например Украинская аграрная биржа (http //
Обычно товародвижение начинается с получения заказов , которые могут поступить непосредственно от потребителей, а также через
Электронная почта или email - один из самых ранних интернет-ресурсов, и до недавнего времени являлась одним из наиболее широко используемых приложений, в это не очень верится, но, оказывается, только в 2009 году статистические отчеты показали, что использование для общения виртуальных площадок социальных сетей превысило передачу сообщений по электронной почте. Популярность социальных сетей можно считать сигналом о том, что у потребителей сменились цели использования Интернета и методов взаимодействия с ним.
Страницы истории
Первое известное всему миру электронное письмо было отправлено 29 октября 1969 года из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе (UCLA) в Стэнфордский университет. Известно и его содержание. Изобретатели сервиса электронной почты попытались отправить слово «login». Им удалось отправить букву L, после чего они ждали подтверждения из Стэнфорда о ее получении. Затем они отправили букву «О» и опять ждали, когда же она доберется до получателя. После чего была передана бука G, но из-за сбоя компьютера, она так и не дошла до адресата. Весь мир помнит, что первым сигналом, который был успешно передан по трансатлантической линии радиосвязи, была буква S, так вот, буквы L и O – были первым сообщением, успешно переданным по электронной почте.
Почтовые сервера завоевывают мир
Со времени тех первых попыток электронная почта прошла долгий путь. Сегодня каждый день по киберпространству летает более 210 млрд электронных сообщений от 1,3 млрд пользователей. Практически каждая организация организует собственную корпоративную почту. Если компания большая, и в ней работает несколько тысяч человек, то под эту задачу, как правило выделяется специальный сервер, порой IT директор решает что ему нужен vds, купить и использовать виртуальный сервер часто бывает выгоднее и удобнее, что некоторые другие решения по организации обмена корпоративной информацией.
Электронная почта как новое СМИ
Возникновение электронной почты и создание систем интернет-маркетинга и биллинга, корпоративной электронной почты и новых онлайн систем проверки достоверности подписей существенно снизили зависимость бизнеса от традиционной почты. В последние годы объем «физической» почты неуклонно сокращается. Поскольку теперь ежедневно отправляется больше электронных писем, чем годовой объем почтовых отправлений, в некоторых странах почтовые ведомства просят правительства разрешить пчтовым отделениям не доставлять почту по выходным, что позволит сократить расходы на топливо, амортизацию транспорта, износ шин и зарплату работников почты.
В нашем блоге мы много пишем о создании и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом , будущее email , вопросы защиты почтовой переписки , а создание email-автоответов от служб поддержки.
Сегодня речь пойдет о том, на что влияют инструменты коммуникации, и как их выбирать (особенно в случае делового общения). Интересный материал на эту тему в своем блоге на Medium написал инженер и сотрудник многих американских стартапов Бен Матез (Ben Mathes). Мы представляем вашему вниманию основные мысли этой заметки.
Средства коммуникации очень важны
Среди лучших программистов бытует мнение, что главный элементом программного обеспечения является его архитектура. Под архитектурой подразумевается не структуру кода, а то, насколько программное обеспечение соответствует образу мышления и как ограничивает его, пишет Матез.Особенно важную роль играет программное обеспечение, которое люди используют для общения друг с другом. Социальные пространства стремительно переходят в цифровой формат. Социальные сети влияют на манеру нашего общения, уверен инженер.
Так, например, на форуме 4chan люди обсуждают совсем не то, что в Facebook, а разговоры ваших коллег в чате Slack весьма отличаются от их переписки в электронной почте.
Митч Капор (Mitch Kapo r) говорил об этом ещё в 90-х:
От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей .
Джон Лилли (John Lilly) затронул эту тему во время своего выступления на саммите Code for America в 2014 году:
Средства коммуникации влияют на манеру и стиль нашего общения, а иногда полностью определяют темы наших обсуждений. Зачастую они предписывают, что мы можем говорить, а что – нет. Мы не можем поговорить с политическим обозревателем телеканала CNN, но мы можем обратиться к Бараку Обаме в Twitter.
Средства коммуникации и политика
В цитате Митча Капора изначально было еще одно предложение. Если его вернуть на место, то высказывание приобретает совсем другой смысл.Архитектура – это политика . От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей.
Отсюда вытекают огромные социальные последствия.
В качестве примера можно взять обсуждение конфликта, разгоревшегося в американском городе Фергюсон (#Ferguson #BlackLivesMatter). Телевизионные каналы, в частности CNN, являются средством широкого вещания. При освещении событий в Фергюсоне телеканал CNN попытался оправдать поведение хранителей правопорядка, подчеркивая, что полиция лишь пыталась сдержать бунты демонстрантов. В этом случае узкий круг людей контролирует то, что видят массы. А Twitter является средством группового вещания, которое контролируют сами массы. Разница хоть и небольшая, но существенная.
Эв Уилльямс (Ev Williams) не случайно дал созданной им блог-платформе название Medium, что по-английски означает «посредник». У Medium простой и привлекательный пользовательский интерфейс, но при этом очень продуманная архитектура. Главная идея сервиса –взаимодействие людей.
Для каких целей email подходит лучше всего
Так если средства коммуникации настолько важны, то почему мы все время пользуемся только электронной почтой, задается вопросом Матез. Электронная почта – это потрясающее средство коммуникации, обладающее массой достоинств, главное из которых – повсеместность. Она популярна, потому что она широко распространена. Рассылка электронных писем имеет смысл при связи с внешним миром (клиентами, консультантами и другими людьми за пределами офиса). Но что касается общения внутри организации? Общения с людьми, с которыми вы работаете каждый день?При всех плюсах электронной почты инженер уверен, что этот инструмент не является идеальным для использования в коммуникациях в командах и внутри компании.
Как вы договариваетесь, кто и над чем работает? Как вы узнаёте о сроках выполнения заданий? Как определяете, кто будет заниматься обработкой результатов? Как вы выясняете, чем занимаются люди каждый день, каждую неделю, каждый месяц? Если для решения всех этих вопросов вы пользуетесь электронной почтой, то вы вынуждаете всех сотрудников держать всю эту информацию в уме или заносить её в таблицы. А в результате возникает риск утратить важные данные или забыть что-нибудь.
По мнению Матеза, необходимо задать себе вопрос о том, какая цель преследуется в случае конкретного типа коммуникаций. После их определения будет проще подобрать инструменты, которые лучше подходят для этого случая.
- Оперативное и своевременное выполнение задач - обсудить это можно в режиме реального времени в чатах вроде IRC или Slack.
- Доработка и устранение несоответствий - существует множество инструментов для коллективного редактирования документов Quip.
- Учет и анализ - для этого есть CRM, а также сервисы для управления проектами Pivotal и Trello.
Общение до изобретения Интернета/Общение сейчас
Почему электронная почта так популярна
Средство коммуникации выбирает человек, наделённый большей властью. Согласно принципу Питера, люди склонны продолжать пользоваться уже проверенной идеей, технологией или вещью в изменившихся условиях, даже выходящих за допустимые рамки применения этой идеи, технологии или вещи.Иными словами, вы вынужены пользоваться электронной почтой, потому что ваш босс ею пользуется, пишет Матез. При этом, данный инструмент коммуникаций в конкретном случае может быть не идеальным выбором.
Если вы хотите встретиться с друзьями больше, чем они хотят встретиться с вами, то вам приходится подстраиваться и выбирать место, более удобное для них.
Справедливости ради стоит отметить, что этот принцип работает и для руководителей. Они вынуждены подстраиваться под своих клиентов, поэтому успешный маркетинг включает в себя не только внутренний документооборот, но внешние коммуникации (email-маркетинг, билборды и т.д).
Электронная почта является общепринятым средством коммуникации, и это здорово. Она может быть очень полезна, однако для ежедневной профессиональной деятельности в современных условиях ее может быть недостаточно.
Главный совеет Матеза, касающийся выбора средства делового общения внутри компании, звучит так:
Если вы обладаете полномочиями выбрать средство коммуникации для своей команды, то сделайте этот выбор осознанно. А если у вас нет на это времени, то позвольте своей команде сделать выбор самостоятельно. Но не нужно забывать о том, что в таком случае вам тоже придется пользоваться тем средством коммуникации, которое выбрали ваши сотрудники.
