Сортировка данных — один из важных инструментов в Excel . Сортировка — это упорядовачивание данных в нужном порядке. К примеру, если вам нужно выстроить числа от большего к меньшему. Благодаря этой функции можно в минимальные промежутки времени легко выстроить данные, чтобы в дальнейшем проанализировать их или удалить лишнее. Итак, как сортировать в Excel?
Для того, чтобы отсортировать данные, можно выделить таблицу и правой кнопкой мыши, выбрать пункт Сортировка
Так же сортировать в excel
можно, используя функцию «Сортировка и фильтр», которая находится на вкладке Главная в блоке Редактирование панели.
Сортировать значения можно как по возрастанию, так и по убыванию (сортировка от А до Я, сортировка от большего к меньшему)
Для данного вида упорядочивания
необходимо активировать ячейку столбца, в котором нужно отсортировать данные, и из открывшегося окна выбрать нужную.
Данные таблицы можно упорядочить согласно цвету их ячейки или цвету шрифта. Для этого необходимо выделить ячейку и выбрать пункт Сортировка по цвету.
Следует отметить, что к типу шрифта «курсив» или «жирный» данная функция не распространяется. То же самое касается шрифта и цвета ячеек, которые задаются при открытии книги. Эта функция удобна тем, что позволяет обработать огромный массив данных, которые были заранее отмечены определенным образом — цветом или шрифтом. Когда активирован данный вид сортировки, получится массив данных, выбранных согласно типу выделенной ячейки.
Как сортировать в Excel по трем и более столбцам?
Это так называемая Настраиваемая сортировка. Данный вид сортировки осуществляется по следующему алгоритму: Главная — Сортировка и фильтр — Настраиваемая сортировка …
Смысл этого типа сортировки в том, что можно упорядочить данные сразу по двум критериям.
Например, нам нужно определить по городам, какой сотрудник осуществляет наибольшие продажи. Также можно сравнить эти показатели по временным промежуткам: месяц, квартал, год (если существуют необходимы столбцы)
Как сортировать в Excel по строкам или столбцам
Данные можно упорядочить как по столбцам, так и по строкам, соблюдая следующий алгоритм: данные – Сортировка – Параметры
Этот вид сортировки позволяет проанализировать информацию по определенным параметрам, указанным в заголовках самой таблице данных.
Да-да можно сортировать по столбцам! Об этом читайте .
Основные принципы сортировки
Пользуясь функцией сортировки, необходимо соблюдать ряд правил.
1. Важно! Как включить заголовки при сортировке? Нужно не забывать активировать функцию «Мои данные содержат заголовки», которая располагается во вкладке Сортировка (правый верхний угол на картинке 3). Если функция не будет активна, то Excel
упорядочит заголовки совместно со всем массивом данных или увеличит диапазон для анализа.
2. Если массив данных содержит столбцы или строки, которые были скрыты и на время обработки являются невидимыми, то функция упорядочивания
к ним применяться не будет.
3. Если в списке данных имеются объединенные ячейки, то функция сортировки будет для них недоступна. Необходимо либо отменить объединение ячеек в данном диапазоне, либо не указывать этот диапазон в области сортировки.
4. Данные сортируются согласно определенным правилам. Так, при обработке массива данных, в итоговом списке сначала будут располагаться цифры, после них знаки. Далее располагается информация на английском языке и только потом информация на русском языке. Например, вы сортируете массив данных, содержащий цифровые значение
и текстовые значения на русском языке. После процедуры сортировки в итоговом списке цифровые значения будут располагаться выше текстовых.
5. Ячейка с числовым форматом, но числовым значением будет стоять впереди ячейки с текстовым форматов и числовым значением.
6. Пустые ячейки всегда
находятся в конце отсортированной таблицы.
Вы можете отсортировать список в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем полям. Для каждого столбца можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.
Возрастающий порядок сортировки:
Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего значения.
Текст будет отсортирован по алфавиту. При этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.
При сортировке в возрастающем порядке логических значений сначала будет отображено значение ЛОЖЬ, а затем – значение ИСТИНА.
Значения ошибки будут отсортированы в том порядке, в котором они были обнаружены (с точки зрения сортировки все они равны).
Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.
Убывающий порядок сортировки:
В случае убывающего порядка сортировки Excel сортирует записи в обратном описанному выше порядке. Только пустые ячейки по-прежнему будут отображены в конце списка.
Пользовательский порядок сортировки:
Вместо возрастающего и убывающего порядка сортировки Вы можете применять также пользовательский порядок сортировки, определяемый заданным пользовательским списком.
Сортировка списка
Для сортировки списка поместите указатель ячейки внутри списка и выполните команду Данные – Сортировка.
Excel автоматически выделит список и выведет на экран диалоговое окно “Сортировка диапазона” в котором нужно указать параметры сортировки.
Вы можете задать сортировку не более чем по трем полям списка и указать для каждого поля свой порядок сортировки.
Excel автоматически распознает имена полей, если формат ячеек, содержащих имена, отличается от формата ячеек с данными.
Диалоговое окно “Сортировка диапазона”.
Если выполненное программой выделение диапазона не совсем корректно, установите переключатель внизу диалогового окна в нужное положение (Идентифицировать поля по “подписям (первая строка диапазона)” или же “обозначениям столбцов листа”).
Заданные в диалоговом окне “Сортировка” диапазона и “Параметры сортировки” параметры будут сохранены и отображены в диалоговом окне при следующем его открытии.
Вы можете также задать сортировку столбцов диапазона вместо строк. Для этого нажмите в диалоговом окне “Сортировка диапазона” кнопку “Параметры” и в диалоговом окне “Параметры сортировки” в группе “Сортировать” установите переключатель в положение “Столбцы диапазона”.
26. Фильтрация данных в Excel.
Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.
Автофильтр
При применении автофильтра имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля или задать пользовательский критерий.
Вставка автофильтра
1. Поместите указатель ячейки внутри списка.
2. В подменю Данные – Фильтр выберите команду “Автофильтр”. Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав которые, можно открыть список.
3. Откройте список для поля, значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значения ячеек выбранного поля.
4. Выберите из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру.
5. Выберите при необходимости из списка другого поля нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются с помощью логической операции “И”).
Кнопки открытия автофильтров полей, для которых заданы условия фильтрации, окрашены синим цветом.
Если перед выполнением команды “Автофильтр” Вы выделили один или несколько столбцов, то раскрывающиеся списки будут добавлены только соответствующим полям.
Чтобы снова отобразить на экране все записи списка, выполните команду “Отобразить все” из подменю Данные – Фильтр.
Критерий фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке автофильтра этого поля элемент “Все”.
Чтобы деактивировать функцию автофильтра (удалить раскрывающиеся списки), выберите повторно команду Данные – Фильтр – Автофильтр.
Применение пользовательского автофильтра
Применяя пользовательский автофильтр, Вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей.
Вставьте в список автофильтр, выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр.
Откройте список автофильтра для нужного поля и выберите в нем элемент (Условие).
В открывшемся диалоговом окне “Пользовательский автофильтр” (Рис. 6.3.27.) укажите первый критерий.
Выберите логический оператор, объединяющий первый и второй критерии.
Диалоговое окно “Пользовательский автофильтр”.
Вы можете задать для отдельного поля в пользовательском автофильтре один или два критерия. В последнем случае их можно объединить логическим оператором “И” либо “ИЛИ”.
Задайте второй критерий.
Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует записи в соответствии с указанными критериями.
Расширенный фильтр
Для задания сложных условий фильтрации данных списка Excel предоставляет в помощь пользователю так называемый расширенный фильтр.
Диапазон критериев
Критерии можно задать в любом свободном месте рабочего листа. В диапазоне критериев Вы можете вводить и сочетать два типа критериев:
Простые критерии: программа сравнит содержимое полей с заданным критерием (аналогично применению автофильтра).
Вычисленные критерии: в этом случае можно указывать также возвращаемые формулой значения, которые не представлены в списке.
При указании простых критериев сначала в диапазоне критериев следует указать имена полей, причем можно ввести только те имена полей, для которых задаются критерии.
В строке (строках), расположенной непосредственно под строкой с именами полей, следует задать критерии. При задании критериев Excel не различает регистр. Вы можете использовать при задании критериев символы подстановки? и *.
Все критерии, заданные в одной строке, должны выполняться одновременно (соответствует логическому оператору “И”). Чтобы задать соединение критериев оператором “ИЛИ”, укажите критерии в различных строках.
Применение расширенного фильтра
После создания диапазона критериев можно запустить расширенный фильтр и подвергнуть данные списка фильтрации.
1. Поместите указатель ячейки внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает диапазон списка и представит ссылку на диапазон в диалоговом окне.
2. Выполните команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Поместите курсор ввода в поле “Диапазон условий” и выделите соответствующий диапазон в рабочем листе.
3. Закройте диалоговое окно нажатием кнопки “ОК”. На экране теперь будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.
Вы можете применить в рабочем листе только один расширенный фильтр.
Если в результате применения расширенного фильтра не должны быть отображены повторяющиеся записи, в диалоговом окне “Расширенный фильтр” установите флажок параметра “Только уникальные записи”.
Чтобы после фильтрации задать отображение в рабочем листе всех записей списка, выполните команду Данные – Фильтр – Отобразить все.
Предположим, что мы подготовили отчет по продажам и финансовым результатам по каналам продаж и менеджерам следующего вида:
Глаза разбегаются, правда? Для того, чтобы было легче читать эту таблицу, определимся с тем, какая информация для нас существенна, а какая нет.
Сразу отметим 2 важных момента.
1. Как правило, таблицы такого рода создаются с помощью формул. До проведения сортировки нужно обязательно убрать все формулы из всех ячеек , иначе провести операцию просто не удастся, а если и удастся, то все значения изменятся, т.к. формулы будут ссылаться на совершенно другие ячейки, чем должны.
2. Если в дальнейшем нам понадобится убрать сортировку и вернуться к прежнему виду таблицы, следует позаботиться об этом на данном этапе. Пронумеруем строки первоначальной таблицы на случай, если захотим вернуться к ней, и тогда у нас будет возможность отсортировать строки по нумерации.
Как убрать формулы из всех ячеек листа
Для того, чтобы одновременно убрать все формулы нужно:
1. Выделить всю область листа, для чего необходимо нажать левой клавишей мыши на самый верхний левый угол серого поля:
2. Скопировать выделенную область (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Копировать»)
3. Воспользоваться специальной вставкой (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Специальная вставка» -> «значения»)
Ну, а теперь можно удалить или скрыть лишние столбцы, не боясь изменения отчета.
Прежде чем приступить непосредственно к сортировке, нужно проверить, чтобы сортируемая таблица не содержала объединенных ячеек в шапке или другом месте . В таком случае Excel будет ругаться и писать: «Для этого требуется, чтобы ячейки имели одинаковый размер».
Если Вы не намерены снимать объединение ячеек шапки и менять таблицу, можно перенести сортируемый столбик в левый крайний ряд и отсортировать его с помощью кнопочек сортировки.
Например, мы хотим отсортировать таблицу по убыванию выручки. Выделяем сортируемые строки по серому полю без шапки и нажимаем на «Сортировку по убыванию»:
ВНИМАНИЕ: Это касается только объединенных ячеек в шапке . Если внутри таблицы есть объединенные ячейки, Excel не будет сортировать такие строки. Придется снимать объединение.
Если же таблица не содержит объединенных ячеек, можно провести сортировку непосредственно внутри таблицы без переноса сортируемого столбца.
Для этого выделяем всю область таблицы вместе с шапкой, находим в главном меню «Данные» и выбираем «Сортировку»:
В выпавшем окне Excel предложит сделать сортировку по всем показателям, перечисленным в шапке. Мы выберем «Чистую прибыль»:
Если же мы совместим данный вид сортировки с сортировкой через автофильтр, мы сможем отсортировать данные по отделам, менеджерам и клиентам. Добавим столбец для сортировки и отсортируем данные по менеджерам:
Как видим, в результате у нас получился удобный отчет, который очень наглядно демонстрирует, кто из менеджеров приносит больше всего прибыли, а кто работает с нерентабельными клиентами.
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
- Значения;
- Цвет ячейки;
- Цвет шрифта;
- Значок ячейки.
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
Сортировка в Эксель – это встроенная функция, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.
Вы сможете отсортировать информацию в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.
Чисел
Здесь все достаточно просто. Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С . Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В следующем меню выберите или «… от минимального к максимальному» , или «… от максимального к минимальному» . Выберем второй вариант.
Теперь у нас данные в С размещены в порядке убывания.
У меня столбец С расположен между двумя другими, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно для Класса, выделяю маркером пункт «… в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка» .
По алфавиту
Она делается по тому же принципу, как было описано выше. Выделяем нужный диапазон, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр» . В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я» , или от «Я до А» .
Список имен в примере отсортирован по алфавиту.
По дате
Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число» . Лучше всего подойдет или формат «Дата» , краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.
Этот момент очень важен, так как в противном случае, даты могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.
После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В меню можно выбрать или «от старых к новым» , или «от новых к старым» .
По цвету ячейки или текста
Этот способ можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.
Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая…» .
В следующем окне, уберите галочку с поля , если Вы выделили их без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому будем сортировать, в примере это «I» . В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта» . В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху» . Это мы отсортировали числа красного цвета.
Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет» . Нажмите «ОК» .
Наш столбец отсортирован следующим образом.
Как видите, числа идут не по порядку. Давайте отсортируем числа в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая …» . В открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить уровень» . Столбец остается «I» , в следующем поле выбираем по «Значению» , порядок «По возрастанию» . Нажмите «ОК» .
Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.
Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки» .
Таблицы
Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая …» .
Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.
В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки» . В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс» , сортировка по «Значению» , а порядок «По возрастанию» .
Чтобы сделать все тоже самое по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал» . Нажмите «ОК» .
Данные в таблице отсортированы.
Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.
Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая …» .
В открывшемся окне уже есть два уровня, которые мы сделали раньше. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.
Нажимаем на кнопку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Имя» , сортировка – «Цвет ячейки» , порядок – «розовый» , «Сверху» .
Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК» .
Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.
