Сервис Битрикс24 - это широкий набор инструментов, которые помогут легко и эффективно организовать управление компанией, единое пространство для работы и выполнения самых важных функций, без необходимости переключения между разными программами и вкладками браузера. Сегодня обсудим как пройти регистрацию в Битрикс 24 и осуществить первичную настройку для быстрого и легкого начала работы в сервисе.
С чего начать
Для работы в системе необходимо пройти регистрацию на сайте bitrix24.ru (не забудьте воспользоваться одним из наших ). Для этого нужно ввести адрес электронной почты, либо осуществить вход с помощью социальных сетей. При регистрации по email - сперва необходимо подтвердить почту по ссылке из письма.
Совет. Рекомендуется зарегистрироваться по адресу email, который не принадлежит ни одному из сотрудников компании, является «обезличенным». Во-первых, все уведомления с портала сотрудникам будут приходить с этого ящика. Во-вторых, на него будут рассылаться письма от компании Битрикс о продлении лицензии или доступных скидках. В-третьих, этот пользователь получит права администратора портала. При увольнении сотрудника процедура смены email для всех этих задач может усложниться, а служебный email можно продолжать использовать.
Может сложиться ситуация, когда вы уже пользовались Битрикс24 или работали через него с другими компаниями, тогда сервис узнает ваш email и вместо регистрации предложит для начала войти в ваш профиль, после этого вы сможете продолжить регистрацию в Битрикс 24.
После подтверждения регистрации и заполнения первичной информации о вас и вашей компании, работа на портале становится доступной для пользователя, необходимо войти и осуществить базовую настройку системы. В качестве небольшой инструкции на портале появится окно с ознакомительными видео о возможностях портала.
Каждая компания может работать с порталом абсолютно бесплатно. Базовый тариф «Проект» предоставляет очень широкий функционал, лишь с небольшими ограничениями, а для использования всех возможностей системы существуют расширенные тарифы, в зависимости от специфики работы и потребности компании. Перед тем как оплатить тарифный план, администратор может подключить демо-версию с полным функционалом на 30 дней и оценить платные возможности того или иного тарифа.
Приглашение сотрудников
Если вам удалось зарегистрировать свой Битрикс24 - поздравляем! Это важный шаг в работе любой компании.
Сразу после регистрации можно пригласить сотрудников на портал, нажав на большую зеленую кнопку «Добавить» и выбрав пункт «Приглашение сотрудникам». Можно просто указать email или же заполнить всю информацию о человеке самостоятельно. Подробнее о приглашении сотрудников читайте в нашей отдельной статье.
Пока сотрудники принимают приглашение, регистрируются и заполняют информацию о себе в личном профиле, подготовим для них рабочее пространство.
Базовая настройка
Сразу после регистрации с порталом можно работать, но лучше для начала указать основные настройки портала и информацию о вашей компании.
Сделать это можно в разделе «Настройки» - «Настройки портала». Здесь необходимо указать информацию о компании:
- название;
- логотип;
- график работы;
- контактные данные;
- формат даты и времени.
При необходимости, можно внести изменения и в другие настройки и параметры работы, добавить или отключить функционал, доступный сотрудникам, ограничить возможность входа по IP-адресу и многое другое. Настройки в этом разделе является важными и полезными, но при регистрации портала большая часть из них еще непонятна и пока можно оставить по-умолчанию.
Создание структуры компании
Следующим шагом полезно будет настроить визуальную структуру предприятия - какие подразделения в компании существуют и кому они подчиняются. (Раздел меню «Компания» - страница «Структура компании»). Отображение структуры является важным элементом перехода на систему Битрикс24, так как это позволит эффективно распределить обязанности и возможности между пользователями, к тому же они используется для некоторых прав доступа на задачи и сущности в CRM.
При наведении курсора мышки на подразделение в левом верхнем углу его карточки появляются управляющие кнопки - для добавления, редактирования и удаления подразделений. Изменять структуру подчиненности можно простым перетаскиванием с помощью мыши. Также по мере добавления сотрудников, на этой странице будет отображаться, кто является руководителем подразделения и кто в каком отделе работает - можно возвращаться на эту страницу и просто «перетаскивать» сотрудников между отделами.
Кстати, здесь же можно и приглашать коллег на портал, сразу указывая в каком отделе они работают.
Загрузка документов
После применения базовых настроек и создания структуры компании, необходимо обеспечить сотрудников рабочей документацией. Если ее объем небольшой, то можно воспользоваться стандартным инструментом системы - кнопкой «Загрузить» разделе «Компания» - «Общий Диск». Хранить нужные файлы в электронном виде (договоры, заявления, шаблоны, аудио и видео файлы) можно также в разделе «Мой диск», но доступ к ним будет только у автора и администраторов портала, а для всех остальных необходимо предоставить соответствующие права на файлы.
Если объем документации большой, то сервис дает возможность подключить приложение для рабочего стола, которое выполнит синхронизацию файлов из указанной папки локального компьютера с теми, что размещены на портале. Это еще и позволит проводить работу с документами на компьютере в привычных офисных программах без необходимости каждый раз загружать их в систему.
Настройка CRM и базы контактов
Если вы планируете работать в с клиентам и организовать работу отдела продаж на базе портала, то не лишним будет указать базовые настройки CRM Битрикс24 и импортировать существующую базу контактов. Все первичные настройки сгруппированы в пункт «С чего начать» на странице CRM - Настройки.
Импортировать список клиентов можно в виде файла табличного формата.csv, который следует предварительно подготовить в соответствии с предложенным шаблоном. Осуществить импорт и скачать шаблон файла можно нажав на значок шестеренки над списком контактов или компаний в соответствующем разделе CRM.
Список контактов можно перенести также и из других программ. Для этого можно использовать различные партнерские приложения из Маркетплейс. Для удобства они сгруппированы на странице «Настройки портала» по ссылке «Перенос данных в Битрикс24 из других систем». Если контактов у компании немного, можно их просто внести в раздел «CRM» вручную или поручить это менеджерам по продажам.
Календарь и планирование
Планирование встреч и событий значительно облегчает работу персонала и повышает эффективность его работы. Если у вашей компании ранее был календарь встреч, его можно перенести «Календарь компании» и чтобы не пропускать важные корпоративные события. Для внесения новых событий можно использовать «Планировщик задач», который открывается кликом по сетке календаря или кнопке «Добавить» или создать событие прямо из Живой ленты портала. Для этого просто указываем участников события, его дату, время и дополнительную информацию, при необходимости сотрудникам отправляется запрос для подтверждения участия в событии.
Также каждый пользователь портала может полностью синхронизировать свой личный календарь с внешними сервисами или мобильными устройствами. Соответствующая опция присутствует в правой части страницы календаря.
Подключение внешних коммуникаций
Одна из самых сильных составляющих Битрикс24 - корпоративные коммуникации в едином окне, поэтому в качестве завершающего шага можно настроить и корпоративной почтой компании.
Система «Битрикс24» - новые возможности, позволяющие вашей компании работать более эффективно. Регистрация на портале займет всего несколько минут, после чего вы сможете настроить систему с учетом потребности вашего бизнеса и наслаждаться слаженной работой компании.
Попробуйте посчитать, сколько различных инструментов вы и ваши сотрудники ежедневно используете для работы. Почта, мессенджер, всевозможные графики и таблицы для ведения отчетности, диски для хранения информации, а также множество сервисов для взаимодействия с вашими клиентами - почтовая рассылка, CRM, телефония и многое, многое другое.
А теперь представьте, что все эти инструменты объединены в одну стройную систему, все находится в одном месте и для полноценной работы вам достаточно одной открытой вкладки в своем браузере. Это и есть Bitrix24.
Оптимальная коммуникация с сотрудниками. В режиме реального времени вы сможете общаться со своими коллегами и подчиненными посредством встроенного мессенджера, а также обмениваться информацией по принципу социальной сети. Рабочие вопросы решаются быстро, легко и максимально эффективно.
Управлением задачами и проектами. Чтобы поставить задачу, вам не нужно бегать за сотрудниками, собирать планерку, каждому отдельно разъяснять его обязанности по конкретному проекту. Согласитесь, такой способ малоэффективен: вы можете упустить какую-то деталь и заново придется всех собирать, кроме того, будет сложно следить за исполнением. Все эти проблемы решает постановка задач в системе Битрикс. Вы сможете подключать, отключать или менять ответственных, назначать соисполнителей и наблюдателей, вносить корректировки, комментировать ход работ, создавать чек-листы и многое другое в несколько кликов мышью.
CRM. Данная функция системы Битрикс24 откроет для вас новые возможности по взаимодействию с клиентами. CRM (читается ЦРМ) контролировать каждый лид, понимать, на каком этапе сделки он находится и непринужденно вести его до конечной цели - продажи.
Видео-чат. Проводите ту же планерку или собрание online, не выходя из своего офиса, звоните подчиненным по видеосвязи, когда это необходимо. Это особенно удобно для компаний, в которых работают удаленные сотрудники и фрилансеры.
Работа с информацией. В Bitrix24 удобно управлять документами. Система имеет функции online-работы, редактирования и комментирования Google Docs, MSOffice и т.д. Кроме того, в вашем распоряжении будет встроенный диск, где вы и ваши сотрудники сможете хранить любую необходимую информацию. Забудьте про долгие скачивания и хаос из папок на своем компьютере.
Календари. Вы когда-нибудь забывали о встрече или событии? Если и нет, то наверняка с кем-то из ваших сотрудников такой конфуз может произойти. Но только не в том случае, если вы работаете с системой Битрикс24. Удобный календарь позволяет планировать мероприятия и события, ставить уведомления и подключать к событиям сотрудников. Система будет уведомлять о предстоящих событиях заранее, а в день Х пришлет вам и вашим коллегам оповещение.
Почта. Битрикс дает возможность зарегистрировать корпоративную почту прямо в системе. Вы сможете прямо со своего аккаунта отправлять письма своим сотрудникам и получать мгновенные уведомления, если писать будут вам.
Телефония. Используя Bitrix24, вы сможете создать собственную АТС. Звоните с помощью системы на любые телефоны клиентов и партнеров, а также общайтесь с сотрудниками внутри системы.
Управление персоналом. Настройки Битрикс позволяют эффективно и наглядно структурировать вашу компанию по отделам, помещать в нее сотрудников и менять состав отдела или всю иерархию меньше чем за одну минуту.
Система отчетности. Ваши сотрудники больше не будут тратить драгоценное рабочее время на составление отчетов о проделанной работе. С Bitrix24 это можно делать быстро или даже автоматизировать данный процесс. Кроме того, система позволяет вести учет рабочего времени, вы сможете четко видеть, кто и сколько работает в течение дня.
простая интеграция с большинством бизнес-сервисов;
наличие мобильной, online и десктопной версии;
возможности оптимальной настройки под конкретные задачи своего бизнеса;
различные тарифные планы.
Версии и тарифные планы
Для начала следует определиться с версией системы. Их две: облачная и коробочная.
В облачной версии все данные и сама система находится на сервисе самого Битрикс. Пользователю необходимо только пройти регистрацию. В зависимости от выбранного тарифа, вы будете оплачивать пользование системой каждый месяц. Разумеется, чем дороже тариф, тем больше он возможностей.
Кстати, у облака есть приятная особенность - наличие бесплатной версии. Кроме того, для каждого тарифа можно бесплатно скачать приложение и десктопную версию Битрикс24. Это удобно, если вам периодически нужно отлучаться, но при этом быть на связи.
Проект+. Дает возможность добавить не более 24 сотрудников и использовать 24 гигабайта в облаке. В этом тарифе отсутствуют возможности автоматизировать бизнес-процессы, нет системы отчетности и учета рабочего времени, есть некоторые ограничения по использованию CRM и телефонии. Стоимость пакета не превышает 1000 рублей в месяц.
Команда. В рамках данного плана вы сможете использовать до 100 гигабайт в облаке и приглашать неограниченное количество работников. Из ограничений только отсутствие отчетности и учета рабочего времени и возможности использовать свой доме.
Компания. За весьма демократичную цену вы получите все возможности облачной версии и сможете использовать ее неограниченно.
Проект. Абсолютно бесплатная версия. Используйте ее как пробный вариант или же полноценный инструмент для работы. Разумеется, есть и свои ограничения: можно добавить не более 12 человек, предоставляется 5 гигабайт в облаке, нет учета рабочего времени и отчетностей. Зато у вас будет абсолютно бесплатная СРМ, возможность выстраивать автоматические воронки продаж, ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение. В любой момент можно перейти на платную версию с расширенными возможностями.
Коробочный 1C-Битрикс24
Это программное обеспечение, которое в отличие от облака устанавливается на ваш сервер. За “Коробку” вам не придется платить каждый раз, достаточно просто единожды ее купить.
Данный продукт содержит огромный функционал, а также позволяет менять логику и настройки так, как вам будет необходимо. Но для работы вам придется установить и настроить все собственными силами.
CRM. Самый недорогой по цене пакет коробочной версии 1С-Битрикс24. В его рамках предоставляются неограниченные возможности по СРМ, телефонии, управлению задачами и проектами, учета и планировании рабочего времени, работе с документами и интеграцией с различными сервисами. Есть ограничения по пользователям, управлением персоналом и автоматизации бизнес-процессов.
Корпоративный портал. Включает 4 пакета, различных по цене и количеству пользователей (50-500). Помимо этого из ограничений - отсутствие вэб-кластера и многодепартаментности.
Энтерпрайз. Абсолютно полный, неограниченный функционал, позволяющий подключать до 1000 пользователей.
Надеемся, мы немного внесли ясность в возможности Битрикс24. Остается только один вопрос: какой тариф выбрать, чтобы не переплатить, купив ненужные для бизнеса инструменты, и наоборот, чтобы не сэкономить на чем-то важном. Ответ на этот вопрос вам помогут найти специалисты компании Косас. Мы подберем оптимальный пакет для вашего бизнеса и поможем его максимально быстро и точно внедрить и настроить.
Остались вопросы?
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?
Что такое Битрикс24?
Битрикс24 – портал компании, ее пространство, где можно переписываться, ставить задачи сотрудникам, работать с клиентами (в CRM), загружать и согласовывать документы, планировать мероприятия, проводить опросы и голосования, смотреть историю изменений.
В чем основное удобство портала?
Все сервисы, такие, как чат, задачи и проекты, календари событий, CRM система, цепочки согласования документов, опросы компании – находятся в одной вкладке браузера. Дополнительно есть мобильное приложение.
Зачем Битрикс24 вашей компании?
Для руководства – чтобы управлять компанией дистанционно и видеть обратную связь от подчиненных как на ладони, а для сотрудников – для лучшего планирования дел и повышения личной эффективности на работе. В итоге Битрикс24 помогает компании работать на результат.
Бесплатный или платный тариф лучше выбрать?
Бизнес работает в Битрикс24, начните и вы. Большинство инструментов для совместной работы присутствуют в бесплатном тарифе. Отличие этого тарифа (называется Проект) в том, что он предоставляется на 12 сотрудников и имеет 5 Гб места под данные, что на старте предостаточно. Компания 1С-Битрикс предоставляет демо-режим на 30 дней, включите его и изучите безлимитный тариф. Увидите разницу в доступности большего количества опциональных возможностей: сотрудников, гигабайт, сервисов, рассчитанных на более крупный бизнес.
Как использовать Битрикс24 более эффективно?
Во-первых , переведите в одно место все коммуникации и данные вашей компании: электронную почту, мессенджеры, файлообменники.
Во-вторых , начните ставить задачи себе и другим и удивитесь факту, что пословица “Сделал дело, гуляй смело!” – это про вас.
В-третьих , наладьте хорошие отношения с клиентами во встроенной CRM.
В-четвертых
, автоматизируйте работу с помощью бизнес-процессов.
В-пятых , анализируйте деятельность по предустановленным отчетам.
Мало кому удавалось сразу внедрить все инструменты. Поэтому, определитесь с приоритетами, и, например, в начале сделайте компанию "уверенным пользователем" задач и проектов, затем CRM системы и так далее.
С чего начать внедрение Битрикс24?
Если портал зарегистрирован, приглашайте коллег. Определитесь, какой будет организационная структура компании и расставьте сотрудников в подразделения. Соберитесь на совещание и кратко расскажите персоналу о том, зачем и почему вы теперь будете пользоваться порталом. Пригласите партнеров Битрикс24, и они покажут чат, живую ленту, согласование документов (на примере: счетов, заявления на отпуск и командировку, заявки на выдачу наличных и др.). Также вам будет продемонстрирована реальная работа CRM: телефонии, онлайн-форм, приема заказов из интернет-магазина.
можно пользоваться в трёх доменных зонах: *. bitrix24.ru , *.bitrix24.com , *. bitrix24.de где они имеют соответствующие языки интерфейса. При этом имеется возможность использовать сервис по любой из двух схем лицензирования – как платной, так и бесплатной.Зарегистрировать собственный портал можно через сайты bitrix24.net и bitrix24.ru , а также через собственную социальную сеть «Битрикс Нетворк».
Регистрация на сайтах bitrix24.net и bitrix24.ru
Регистрация своего сервиса – достаточно простая процедура. Вам нужно на любой странице указанных сайтов использовать форму заявки, нажав на кнопку «Зарегистрировать»
Внимание! Подходите к выбору e-mail для регистрации очень внимательно. Не стоит для этой цели использовать свою личную почту, ведь все административные сообщения сотрудникам и пользователям экстранета будут рассылаться именно с нее.
Максимально возможные права на управление порталом получает тот пользователь, чей e-mail был использован в качестве заявки на приглашение. Именно он получает права администратора. Права всех остальных пользователей минимальные.
Лучше всего всего завести специальный почтовый ящик, который можно было бы при нужде передать другому сотруднику, замещающего вас, и который будет временно или постоянно выполнять функции администратора портала.
Далее откроется форма регистрации:
сама проверит введённые вами данные и если не найдет ошибок, создаст ваш облачный корпоративный портал.
Как зарегистрировать портал с помощью сети Битрикс Нетворк?
Если вы уже являетесь пользователем сети «Битрикс Нетворк», то можете зарегистрировать новый портал через сеть.
Ваши все дальнейшие действия по регистрации аналогичны регистрации через сайт.
Особенности первого входа:
Если вы собираетесь войти на портал впервые, то придется ввести адрес электронной почты, который Вы решили использовать, и созданный вами пароль:
Примечание : на созданном вами портале могут быть использованы для разных пользователей разные языки интерфейса. Чтобы использовать эту возможность, пользователь после входа на портал должен сам выбрать язык для себя внизу страницы:
При первом входе вы увидите окно гида, которое подробно ознакомит вас с сервисом и его возможностями.
Примечание : Следует помнить, что для тарифного плана « Компания» доступен функционал « Собственный домен» , в том случае, если вашего корпоративного портала будет домен первого, а не второго уровня – не abcd.bitrix.ru , a abcd.ru . (Конечно, если этот домен свободен.)
